Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe to jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej. Z uwagi na długookresowy charakter i specyfikę branży, obsługa finansowo - księgowa ma na celu zapewnienie im efektywności ekonomicznej. Podstawowym zadaniem LP jest prowadzenie trwale zrównoważonej gospodarki, zachowanie i ochrona lasów. Zgodnie z obowiązującym prawem LP funkcjonują na zasadzie samodzielności finansowej, a koszty pokrywają z uzyskiwanych przychodów. Prowadzą działalność podstawową (urządzanie, ochrona, zagospodarowanie lasu, powiększanie zasobów, sprzedaż drewna), uboczną (gospodarowanie zwierzyną, sprzedaż sadzonek i choinek), dodatkową (produkcyjną i usługową na rzecz gospodarki leśnej).

Leśna specyfika …

Zgodnie z ustawą o lasach jednostki obowiązane są do prowadzenia księgowości na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości. Aktem wykonawczym jest rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej, podstawą roczne plany finansowo - gospodarcze zawierające zadania rzeczowe, przychody, koszty działalności, wynik. To kompetencja i domena księgowości, specjalnie wydzielonej w tym celu komórki organizacyjnej. Odpowiedzialność spoczywa na głównej księgowej kierującej pionem finansowo - księgowym, za który odpowiada bezpośrednio przed szefem jednostki. Kilkuosobowa obsada musi poradzić sobie nie tylko z bieżącą obsługą Nadleśnictwa, ale i nadzorem nad jej finansami i majątkiem, także z nadążaniem za zmianami w przepisach. Mimo informatyzacji, komputeryzacji, ciągle mamy do czynienia z ogromem papierowych dokumentów w obiegu.

Wyznacznikiem ważnej roli komórki jest profesjonalne radzenie sobie z tysiącami dokumentów, które trzeba właściwie zaksięgować. Zmagają się z tym raptem 4 osoby, pracownicy z ekonomicznym wykształceniem i wieloletnim doświadczeniem. Wśród nich męski rodzynek, rzadkość w tym zawodzie. Na przestrzeni ostatnich lat obserwujemy zmiany na rzecz cyfryzacji nie tylko samych dokumentów, procedur, ale i sposobów rejestracji zdarzeń. Bez szkoleń ani rusz …

System informatyczny na usługach …

W Nadleśnictwie Gołąbki na dobre zadomowił się SILP (system informatyczny Lasów Państwowych), który jest rozbudowywany na użytek całokształtu działalności. Wszystkie jednostki LP obsługiwane są przez zintegrowany system zorganizowany modułowo i spinający wszystkie obszary zarządzania. Jego podsystemy zorientowane są na obsługę poszczególnych działów gospodarki, przy czym LAS jako główny moduł kompleksowo opisuje całą działalność. W jego otoczeniu działają pozostałe aplikacje, w tym: gospodarka towarowa, płace i kadry, finanse i księgowość, infrastruktura, rejestrator, marketing, płatnik. Z punktu widzenia bieżącej obsługi administracyjnej i zarządzania jednostką, bardzo ważny jest moduł RAPORTY, generujący zestawienia, analizy, wyciągi. Za planowanie pozyskania drewna, tworzenie i optymalizację planu sprzedaży odpowiada ACER. Inwentaryzację i rejestrację należności z tytułu sprzedaży towarów i usług odbywa się za pośrednictwem DŁUŻNIKA. Integracja wewnętrzna systemu ewidencji modułu LAS pozwala na jednokrotne wprowadzenie dokumentu, staje się on jednocześnie dostępny dla pozostałych aplikacji. Zewnętrzna zaś umożliwia agregowanie informacji na coraz wyższych poziomach organizacyjnych.

Księgowi nie mają lekko …

Działem finansowo – księgowym kieruje główna księgowa, która odpowiada za prowadzenie ewidencji i formalno – rachunkową kontrolę dokumentów, sporządzanie planów finansowych, analiz, sprawozdawczości, rozliczanie działalności gospodarczej i administracyjnej oraz terminowe egzekwowanie należności, regulowanie zobowiązań. Zakres szczegółowy zadań i obowiązków pracowników działu zapisano w regulaminie organizacyjnym Nadleśnictwa. Pośród najważniejszych warto wymienić:

• księgowanie w SILP dowodów księgowych,
• planowanie finansowe działalności nadleśnictwa, współpraca z bankami,
• naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• rozliczanie z jednostkami nadrzędnymi, urzędami skarbowymi, ZUS,
• fakturowanie, rozliczenia materiałowe,
• sprawy ubezpieczeń majątkowych i osobowych, rozliczenia pracownicze,
• inwentaryzacja składników, amortyzacja oraz umarzania środków trwałych,
• zapewnienie właściwego obiegu i kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych odzwierciedlających operacje gospodarcze,
• obsługa kasowa oraz obrót bezgotówkowy.

Do tego należy doliczyć sporządzanie rocznych planów zatrudnienia, wynagrodzeń, nakładów inwestycyjnych, okresowych analiz, przebiegu realizacji zadań oraz danych do sprawozdań. Domeną działu jest również nadzór nad zabezpieczeniem urządzeń i wyposażenia biurowego, ochrona danych osobowych, zadania operacyjne, obowiązki administratora systemu informatycznego. Bardzo odpowiedzialna pod względem majątkowym oraz etycznym jest praca kasjerki, której obowiązki regulują odrębne przepisy. Tutaj praca wiąże się z samotnością w kasie, ale za to z gotówką w ręku. Przymusowa izolacja nie przeszkadza, że lubimy kasjerkę nie tylko przy wypłatach …

Pozycję głównej księgowej w Nadleśnictwie przedstawia schemat organizacyjny, gdzie podporządkowana jest bez pośrednio kierownikowi jednostki. Stanowisko szefowej finansów zgodnie z obowiązującą pragmatyką zaliczone jest do Służby Leśnej. Ranga zastępcy nadleśniczego pokazuje wagę działu w strukturze organizacyjnej oraz zagadnień, za które odpowiada. W sferze ekonomicznej stanowisko głównej księgowej i cała komórka są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania firmy. Podejmowanie decyzji, zarządzanie jednostką odbywa się pod presją różnych ograniczeń, limitów, czasu i analiz finansowych. Najlepszym doradcą w tym zakresie jest główna księgowa i jej podwładni.

Pracownicy działu finansowo - księgowego w strukturze organizacyjnej sytuują się poza Służbą Leśną, należą do grupy pracowników zajmujących się obsługą jednostki. Położenie ich na skali wymagań, kwalifikacji, kompetencji i zaszeregowania przedstawia układ zbiorowy dla pracowników LP. Wiąże się z tym uposażenie przewidziane zakładową siatką płac. Widełki zawsze pozwalają na więcej, inną rzeczą jest indywidualna ocena pracownika przekładająca się na składniki wynagrodzenia. Tu odczucia zawsze mogą być różne, bo są subiektywne, w sposób naturalny związane z oczekiwaniami.

Układ zbiorowy lokuje stanowiska starszego księgowego, księgowego i kasjera w grupie stanowisk wspólnych. Pozycja starszej księgowej i kasjerki odpowiada najbliżej specjaliście w nadleśnictwie, z kategorią zaszeregowania VII-XVI. Widełki wyznaczają osobistą drabinkę, po której można piąć się w miarę upływu lat, oceny wyników w pracy.

Z respektem ale na luzie …

Praca księgowych może wydawać się monotonna, skazana na cyfry i matematyczne obliczenia. Jednak z nudą nie ma nic wspólnego, zmienność danych, dokumentów, nośników oraz ich sezonowość dostarczają wrażeń ograniczających rutynę. Spływ dokumentów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym przez dział gospodarki leśnej, zapewnia nie tylko obciążenia, ale i różnorodność zajęć. Napływające dokumenty nieraz  piętrzą się, stresują, wymagają skupienia. Księgowanie kosztów poszczególnych działań, dotrzymanie zasad rachunkowości oraz rygorów planu kont, wymaga odpowiedzialności i systematyczności. Mimo wszystko, praca jest wykonana bez zbędnej zwłoki, dane wprowadzone do systemu informatycznego, agregowane do sprawozdań branżowych, integrowane na pulpicie menedżerskim kierownika jednostki. Pozwala to na szybkie podejmowanie decyzji w ramach zarządzania i odpowiedzialności za wyniki. To dużo mówi o etyce zawodowej, kwalifikacjach, doświadczeniu podwładnych, na których główna księgowa musi polegać.     

Nie samą pragmatyką służbową księgowi żyją ….

Przy natłoku poważnych dokumentów potrafią się uśmiechać, obrócić w żart niejedną gafę. Dzięki temu rozładowują stres, ocieplają relacje z otoczeniem i klimat załatwianych spraw. Jak w każdej profesji również na ich temat krąży mnóstwo legend i facecji. W obiegu są nie tylko te utarte, media dostarczają również nowe przykłady. Oto jeden z nich:

Przychodzi księgowy do lekarza i mówi: Panie doktorze, źle sypiam po nocach. A próbował pan liczyć barany? No właśnie, na tym polega problem. Kiedy się pomylę tracę trzy godziny na znalezienie błędu.

Perspektywy związane z lasem …

Jaka jest przyszłość zawodu księgowego, czy w dobie Internetu i dostępnych aplikacji on-line będzie potrzebny? Wielu praktyków nie ma co do tego wątpliwości, cenią sobie osobisty kontakt z księgową, traktując jako osobę wysokiego zaufania. W pewnym sensie czerpiemy z wzorców amerykańskich, gdzie klienci przychodzą do księgowych ze sprawami finansowymi, oczekując nie tylko fachowej obsługi, ale także optymalizacji działań. Nie do przecenienia jest umiejętność przełożenia na skutki finansowe decyzji gospodarczych podejmowanych przez kierownika jednostki. Zarządzanie na tzw. nosa łączy się ze zbyt wielkim ryzykiem, w firmie państwowej nie ma miejsca na taką improwizację. Wiedza finansowa, umiejętność analizowania danych i wyciągania wniosków są coraz ważniejszym wyzwaniem. Duża liczba wskaźników, ekonomicznych parametrów, powoduje, że również leśnicy przywiązują wagę do efektywności swych działań.

Księgowi są nieodłącznymi partnerami leśników, swą specjalizacją dają większy komfort w zarządzaniu firmą. Urynkowienie gospodarki leśnej wymaga od wszystkich ciągłej edukacji, aktualizacji wiedzy, również tej finansowo - księgowej … 

JP